01
Principle「スキャンして放置」を最優先
入口を一番シンプルに保つ。INBOX フォルダに置くだけで、以降は人を介在させない。手作業が増えれば、現場で使われなくなる。
case-01
AI自動化本番運用
紙の納品書を、瞬時に「検索できるデータ」に
月3,000枚届く紙の納品書を、スキャンして放置するだけで、伝票番号から1発検索できる状態に。経理の請求書突合作業を、紙の山から解放する。
Overview
このシステムは、何をしている？
Overview / 概要
物品と一緒に届く紙の納品書を、スキャナで Google Drive の INBOX フォルダに置くだけ。以降の OCR・抽出・台帳化はすべて自動進行。経理は伝票番号で検索して、納品書の現物 (PDF) と抽出した金額・日付の両方を、その場で確認できる。
Input入力
- 01
紙の納品書をスキャンした PDF
- 02
月 約 3,000 枚 / 取引先 200 社以上
- 03
フォーマットは取引先ごとにバラバラ
Output出力
- 01
伝票番号で 1 発検索 → 該当 PDF を画面表示
- 02
日付・伝票番号・合計金額の台帳 (Records)
- 03
各社・各月の納品金額合計 (請求書突合用)
Architecture
システム構成
サービスがどこに配置され、どう繋がっているか。
人 / Human物理スキャンと検索の利用者
スキャン担当者
紙の納品書をスキャナーで
PDF を生成
PC + Google Drive Desktop
Drive デスクトップアプリでローカルフォルダがクラウドと同期
経理担当者
伝票番号で検索し、PDF と抽出値を照合
Drive Desktop で自動同期ローカル → クラウド (INBOX へ反映)
Google Workspaceストレージ・オーケストレーション・台帳・検索 UI
Google Drive — INBOX フォルダ
同期で届いた PDF が並ぶ取り込み待ちフォルダ
Drive ⇄ GAS新着 PDF の一覧化・取得
Google Apps Script(GAS)
システム全体のオーケストレーター(司令塔)
- INBOX フォルダの新着 PDF を見つけて、台帳に登録する
- 未処理の PDF を Cloud Run の OCR サービスへ送り、テキスト化する
- OCR テキストから取引先を判定し、伝票番号・日付・金額を抽出する
- 抽出結果を台帳(Records)に書き込み、処理状況を更新する
GAS ⇄ スプレッドシート読み取り・書き込み
Google スプレッドシート — 納品書台帳
1 つのスプレッドシート / 3 シート構成
RawDataConfigRecords
- RawDataB列: fileId / C列: OCR テキスト / D列: 処理状況
- Config仕入先キーワードのマッチングルール
- Records日付・伝票番号・金額・Drive リンクの台帳
ブラウザ ⇄ スプレッドシートRecords を伝票番号で検索
ブラウザ(検索 UI)
Sheets を開く必要なし。専用検索アプリで伝票番号を入力するだけで 1 発でヒット。PDF リンクから現物を目視確認できる。
ブラウザ → Drive (PDF を開く)
POST fileId / OCR text
Google CloudOCR ワーカーと Vision API
Cloud Run — ocr-worker
asia-northeast2 / エンドポイント /ocr で受信
https://ocr-worker-xxxxxx.asia-northeast2.run.app/ocr
内部呼び出し
Cloud Vision OCR
document.text_detection で本文抽出
凡例単方向双方向人Google WorkspaceGoogle Cloud
Flow
データフロー
1枚の紙が、検索可能なレコードになるまで。誰が／何が、どんなデータを動かすか。
アーキテクチャ図が「どこに何があるか」を示すのに対し、こちらは「いつ・誰が・何のデータを」動かすかの時間軸を示します。 8 ステップ、上から下へ順に進行します。
ACTOR人AIシステム
- 01人STEP 01 / 08
紙の納品書をスキャン
経理に届いた紙の納品書を、スキャナーでスキャンして PDF を生成。PC のローカルフォルダ（Google Drive Desktop の同期対象）に保存される。
紙の納品書physicalscan.pdflocal file次へsaved to local folder - 02システムSTEP 02 / 08
ローカル PC → クラウドへ自動同期
Google Drive Desktop App が、ローカルフォルダの新規ファイルを検知し、クラウド側の INBOX フォルダへ自動反映する。経理は何もしない。
scan.pdflocalINBOX/scan.pdfcloud次へDrive sync - 03システムSTEP 03 / 08
新着 PDF を台帳に登録
GAS が定期的に INBOX をスキャンし、新規 PDF を検知すると、その fileId を RawData シートに「未処理」状態で追記する。
INBOX 新着 PDFDriveRawData 行status: 未処理次へGAS time trigger - 04システムSTEP 04 / 08
未処理 PDF を OCR ワーカーへ送信
GAS が RawData の未処理行を見つけ、その fileId を Cloud Run の OCR エンドポイントへ POST する。
fileIdfrom RawDataPOST /ocrCloud Run worker次へHTTPS request - 05AISTEP 05 / 08
PDF からテキストを認識
Cloud Run 内部で Cloud Vision OCR が PDF を解析し、本文テキストを返却。GAS は受け取ったテキストを RawData の対応行に書き込み、状態を「OCR 済み」に更新する。
PDF bytesinput document本文テキストplain text次へOCR result - 06AISTEP 06 / 08
取引先と項目を抽出
GAS が OCR テキストを読み、Config シートのキーワードで取引先を判定。取引先ごとのパーサーが、日付・伝票番号・合計金額を抽出する。
本文テキストraw OCR{ 日付, 伝票番号, 金額 }structured次へparser by vendor - 07システムSTEP 07 / 08
台帳（Records）へ登録
抽出済みデータを Records シートへ書き込む。日付・伝票番号・金額に加えて、対応する Drive 上の PDF へのリンクも一緒に保存される。RawData の状態は「抽出済み」に更新。
構造化データ + リンクvalues + Drive URLRecords 行Sheets ledger次へappend row - 08人STEP 08 / 08
経理担当が伝票番号で検索 → PDF を開く
経理は請求書突合の際、専用の検索 Web アプリで伝票番号を入力するだけ。該当レコードが 1 発でヒットし、保存されている PDF リンクから納品書を画面で目視確認できる。Sheets を直接開く必要はない。
"INV-2024-0421"filter queryPDF + 抽出値verified
Insight
問題の本質
依頼者が口にする問題と、本当に解くべき問題は、たいてい違う場所にあります。
01
Surface
表面の問題
紙の納品書を山から探すのが大変。検索できるようにしたい。
02
Core
実際に解くべき問題
問題の核は、作業量そのものではなく、それを「仕方ない」と諦めて毎月続けている従業員の心的な負担です。
煩雑な業務に伴うストレスは日常に溶け込み、声にも出されないまま蓄積していく。
中小企業の現場で、いちばん見えにくく、いちばん根深い問題。
03
Our Lens
info-flagの着眼点
システムの仕事は、データを整理することではなく、現場の心的な負担を肩代わりすること。
「探さなくていい」「すぐに呼び出せる」──その小さな安心感が、毎月の我慢を強いられてきた人にとっての本当の解放になります。同時に、IT導入の恩恵を、抽象的な約束ではなく日々の手応えとして実感してもらう。
中小企業のDXで、ここを見落としてはいけない視点だと考えています。
Design
設計のキモ
順序ではなく、並列の3本の柱。それぞれがこのシステムを支えている判断です。
三つの判断 / Three Decisions
02
PrincipleOCR 精度に依存しない設計
OCR は必ず誤認するという前提で組む。誤認そのものを検知する仕組みを実装し、間違った金額が集計値として扱われないようにしている。最終確認は現物 PDF の目視で担保するため、結果として精度は 100%。OCR そのものの精度追求にコストはかけない。
03
PrincipleGAS + Cloud Run で安価に
コアロジックは GAS。重い処理(OCR)だけ Cloud Run + Vision API に切り出し、従量課金で運用。月 3,000 枚の規模に大規模 SaaS や専用 OCR サービスは過剰投資。
Stack
使った技術・環境
Google Apps Script（GAS）Google Drive（INBOX フォルダ）Google Sheets（RawData / Config / Records）Cloud Run（asia-northeast2）Cloud Vision OCR
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